|
Aloysius
Er is een grote operatie gaande bij de 21 scholen voor speciaal onderwijs die worden bestuurd door de Aloysius Stichting Onderwijs Jeugdzorg (ASOJ). Om de bedrijfsvoering te optimaliseren, komt er een centraal glasvezelnetwerk tussen de scholen, verspreid over een groot deel van Nederland. Hierdoor kan voortaan veel centraal worden geregeld, maar de verschillende scholen houden veel vrijheid. ‘Onze aanpak vereist dat omdat bij alles het individuele kind voorop staat.’
De ASOJ bestuurt vanuit Voorhout 21 scholen (55 locaties en zo’n duizend medewerkers) voor speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs en voortgezet onderwijs. De doelgroep bestaat uit kinderen met ernstige opvoedings- en onderwijskundige problemen. ‘Dat vereist maatwerk. Voor ieder kind is er een individueel plan. Daardoor ligt er veel verantwoordelijkheid bij de individuele scholen en leerkrachten’, zegt hoofd bedrijfsvoering Gijs van der Laan. ‘Maatwerk staat vaak haaks op algemeen beleid en standaardiseren. Toch wilden wij een aantal zaken centraal regelen om efficiency te bereiken en de bedrijfsvoering te optimaliseren, maar zonder scholen teveel vrijheid af te nemen. Er moet steeds naar de juiste balans gezocht worden. Dat is een fascinerend krachtenspel.’
Speelruimte
ICT is een belangrijk hulpmiddel om de bedrijfsvoering van de scholen verder te verbeteren. Van der Laan: ‘Zaken die alle scholen nodig hebben zoals een goede ICT-infrastructuur, regelen we op landelijk niveau. Daarnaast zorgen we voor kaders waarbinnen scholen met een grote mate van vrijheid kunnen werken.’ Tot voor kort werkten de scholen met autonome netwerken, maar zij worden aangesloten op een supersnel glasvezelnetwerk dat in de loop van 2008 operationeel moet zijn. Dat biedt mogelijkheden om een aantal zaken centraal te regelen. Het document management systeem en ook in de toekomst aan te schaffen informatiesystemen worden bijvoorbeeld centraal geregeld vanuit een standaard gegevensstructuur, maar wel mét speelruimte voor iedere school. De scholen bepalen bijvoorbeeld zelf welke educatieve software zij gebruiken, maar deze zal vanuit de centrale server worden beschikbaar gesteld. Ook op het gebied van informatie en documentatie gaat veel centraal gebeuren, na een interne digitaliseringsslag. ‘Dit betekent bijvoorbeeld dat we straks onderling geen ouderwetse postpakketjes meer hoeven te versturen. Ook kunnen we kennis in de toekomst intern veel beter delen.’
Interne discussie
De koers van dit omvangrijke traject wordt grotendeels uitgestippeld in een meerjarenbeleidsplan van de interne Stuurgroep ICT. Alle neuzen dezelfde kant op krijgen, kost wel tijd. ‘Er is intern volop discussie over de meerwaarde en effecten van dit traject. Dat moet ook. Wij hebben een behoorlijke doe-cultuur, maar praten over deze zaken is heel belangrijk. Uiteindelijk moeten er natuurlijk wel knopen worden doorgehakt, bijvoorbeeld dat we overgaan op een centraal glasvezelnetwerk. Maar bij een goede planmatige aanpak, moet je ook accepteren dat het tijd kost. Dat vereist soms geduld. Je moet zoiets niet te snel willen, maar alles rustig stap voor stap.’ Het netwerkbeheer verdwijnt grotendeels uit de scholen en wordt neergelegd bij Switch. ‘Omdat wij in alles het kind centraal stellen, streven we naar een smalle overhead. Expertise die niet bij onze kernactiviteiten hoort en die we niet elke dag nodig hebben, besteden we zoveel mogelijk uit bij vaste partners. Ook de ICT, waarvoor Switch al sinds 2004 onze partner is. Hun mensen adviseren ons over hoe wij onze doelstellingen kunnen bereiken vanuit onze visie. Wij verwachten veel initiatief van onze vaste adviseur. Een duurzame en open relatie is heel belangrijk bij deze manier van samenwerken.’
VertrouwenNaast advies zorgt Switch voor het operationaliseren en regelen van in principe alles op het gebied van ICT. ‘Ze praten bijvoorbeeld namens ons met KPN over de aansluiting op het glasvezelnetwerk. Daar moet ik niet mee bezig hoeven zijn’, schetst Van der Laan. De 21 scholen hebben een grote mate van vrijheid, maar Switch wordt ook voor hen steeds vaker de ICT-partner. ‘Daar streven wij naar, maar ook dit kost soms tijd. Wij geven bij scholen aan dat Switch op ICT-gebied ondersteuning kan bieden, maar vertrouwen is hierbij heel belangrijk en dat moet eerst groeien. Ik zie dat ook gebeuren zodra scholen eenmaal met Switch in gesprek zijn.’ Ook voor Ludger Dusseldorp, ICT-adviseur Onderwijs bij Switch, is dit een spannend proces: ‘Het begint vaak heel voorzichtig en standaard, maar na verloop van tijd weten scholen dat ze bij ons terechtkunnen voor alles op het gebied van ICT. Ik werd pas gebeld door een van de relatief nieuwe scholen met de boodschap: “wij willen een digitaal schoolbord, help ons”. Dan weet ik dat ze begrijpen waar wij voor zijn.’ Andersom heeft ook de school een taak, stelt Van der Laan. ‘Per school moeten wij zorgen voor een goede een sparring partner voor Switch. Ook dat is cruciaal voor goede samenwerking.’
PrimeurHeel bijzonder en innovatief advies dat Switch voor de ASOJ heeft aangedragen, ligt op het gebied van beveiliging. Voor de scholen is het van groot belang dat bijvoorbeeld gegevens over leerlingen optimaal beschermd zijn. Tegelijkertijd mag de beveiliging geen hoge drempel opwerpen. ‘Er moet veilig, maar ook prettig met de informatie gewerkt kunnen worden’, zegt Van der Laan. Om te zorgen dat dit toch werkplekonafhankelijk en via internet kan, is een nieuwe Amerikaanse ‘tool’ ingezet. Een speciaal soort USB-key voor aan de sleutelbos die in combinatie met een wachtwoord toegang geeft tot bepaalde informatie. Op enkele locaties wordt hiermee eerst een pilot uitgevoerd. Daarmee is het de eerste keer dat dit hulpmiddel in Nederland gebruikt wordt. Tot slot benadrukt Van der Laan het grote belang van goede communicatie bij omvangrijke processen zoals bij de ASOJ-scholen. ‘De inzet van hardware of glasvezel zorgt nog niet per se voor een revolutie. Het succes van zo’n operatie is vooral afhankelijk van goede interne communicatie. Ook dat is essentieel en daaraan besteden wij veel aandacht.’
|
