We vonden het vooraf spannend, maar Switch kon perfect uitleggen hoe het vlekkeloos zou verlopen. En zo ging het ook
Teun van Baren, manager ICTBetere, stabiele IT-omgeving door uitbesteden
Toen de eigen servers met alle data van Aveleijn verouderd waren, stond de zorgorganisatie voor de keuze. Investeren we in nieuwe hardware of kiezen we voor de cloud met uitbestede managed services? Aveleijn koos in 2017 voor het laatste met Switch IT Solutions als vaste partner. Dit zorgde voor grotere tevredenheid bij gebruikers, ook over hun nieuwe (online) werkplekken. Met een beter en stabieler datacentrum dat efficiënter beheerd wordt.
“MANAGED SERVICES PASSEN BIJ ONZE VISIE OP IT”
Aveleijn is een Twentse zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking of lage sociale redzaamheid. De organisatie heeft bijna honderd locaties voor wonen, werk en dagbesteding en (extramurale) zorg in Twente en de gemeente Berkelland. Dit zijn vooral veel kleinschalige locaties.
Voor de 2200 gebruikers (vooral personeel) is het rekencentrum met alle data het kloppend hart van de hele IT-infrastructuur. “Voor gebruikers onzichtbaar, maar cruciaal bij alles wat we doen”, typeert Teun van Baren (manager ICT) van Aveleijn. “In onze visie moet IT helpend zijn voor de mensen in ons primaire werkproces. Zodat zij zoveel mogelijk vanuit hun hart kunnen werken. IT helpt daarbij door administratieve lasten te verlagen en met slimme tools voor routinematige handelingen.”
De keuze om zelf meer een regieorganisatie te worden en het datacentrum (en beheer) uit te besteden (als managed services) paste bij die visie.
Soepele migratie
Na eerdere ervaringen met Switch (wifi-omgeving en diverse projecten) koos Aveleijn in 2017 voor Switch als partner voor de managed services. Met als ‘voorkant’ ook nieuwe online werkplekken voor alle gebruikers. Het hele serverpark is overgeheveld naar de online omgeving van Switch. “Dat vonden we vooraf spannend, want hoe wisten wij dat alles wat destijds bij ons draaide nu foutloos en soepel werd overgezet? Dat legden de specialisten van Switch mij als niet-techneut goed uit met een heldere visuele presentatie. Dat hielp enorm. Ik begreep het en dat inzicht gaf vertrouwen. En het is ook waargemaakt. De migratie is probleemloos verlopen. Binnen enkele weken is alles in één keer direct goed overgezet.”
Eerst verhuisde de oude softwareomgeving naar het datacentrum van Switch. Daarna volgde de overstap naar de nieuwe online werkplekken. “Toen gingen ook onze gebruikers de grote voordelen ervaren.”
Voordelen voor gebruikers
Aveleijn heeft nu zelf geen omkijken meer naar het datacentrum. “Door de overstap naar de cloud is onze IT-omgeving flexibeler en schaalbaar geworden. En we hoeven geen rekening meer te houden met investeringen en afschrijvingstermijnen van de hardware. De stabiliteit en beschikbaarheid van het rekencentrum zijn ook flink omhoog gegaan. Dat ervaren medewerkers direct bij het gebruik, bijvoorbeeld doordat hun applicaties nu altijd beschikbaar zijn. In de oude situatie waren er momenten dat medewerkers hun werk even niet konden doen. Omdat ze niet konden inloggen of niet bij cliëntgegevens konden. Dat zorgde voor lagere productiviteit, tragere werkprocessen en langere doorlooptijden. Dat is nu verleden tijd, want alles werkt soepel. Eigenlijk zoals we het vooraf hoopten. Dit hadden wijzelf kwalitatief nooit zo goed kunnen regelen, terwijl het nu ook nog veel efficiënter is.”
De samenwerking met Switch bevalt Aveleijn ook goed. “Switch heeft zich inmiddels bewezen als een bekwame partner. Hun IT specialisten kunnen alles goed uitleggen in onze taal. Er is twee wekelijks een CAB-overleg (Change Advisory Board) tussen een adviseur van ons en een vast team (architectuur en servicemanagement) van Switch over de gewenste wijzigingen. Zelf overleg ik maandelijks met onze vaste servicemanager Albert van de Graaff bij Switch. En als er tussendoor eens iets is, kan ik altijd bellen en wordt het snel en goed opgepakt. De hulp van Switch is heel belangrijk voor het succes en de continuïteit van onze IT-omgeving. Daarmee hebben zij een grote stap vooruit gezet.”
