“Dit is de pragmatische partner waar we vooraf op hoopten”
Lonneke Geerdink, projectleider en adviseur Informatisering & ICTEstinea ondersteunt bijna duizend mensen met een beperking op verschillende locaties in de Achterhoek en Twente. ICT moet dit primaire proces in alle vestigingen optimaal ondersteunen. De organisatie maakte daarom de overstap naar de cloud en heeft veel IT-taken bewust uitbesteed. Dat stelt hoge eisen aan de vaste IT-partner, ondervond de organisatie. Daarom koos Estinea eind 2019 voor Switch als nieuw partner. Dat bevalt goed: “Switch helpt ons pragmatisch en oplossingsgericht om te blijven verbeteren. Ze kijken daarbij ook verder dan alleen hun IT-taken.”
“Minder problemen en ze worden sneller opgelost”
Bij Estinea zetten ongeveer 900 medewerkers en 450 vrijwilligers zich op verschillende locaties in de Achterhoek en Twente dagelijks in voor het levensgeluk van zo’n 950 cliënten. “ICT moet dit werk zo goed mogelijk ondersteunen: als middel en niet als doel op zich. Het is tegenwoordig onmisbaar voor bijvoorbeeld het rapporteren, registreren, administreren en onze communicatie”, schetst Lonneke Geerdink (projectleider en adviseur Informatisering & ICT).
Focus op kerntaken
In 2019 maakte de organisatie in zeer korte tijd de overstap naar de cloud. Estinea wil zoveel mogelijk focussen op de eigen kerntaken en andere taken (waaronder IT) zoveel mogelijk uitbesteden. Naast Geerdink als ‘regisseur’ heeft Estinea twee functioneel beheerders in dienst voor bedrijfsspecifieke applicaties en sinds mei 2019 ook twee servicedeskmedewerkers voor eerstelijns vragen en werkplekbeheer. Het overige beheer is uitbesteed.
Door de belangrijke rol van ICT stelt Estinea hoge eisen aan de IT-partner. “We waren niet tevreden over onze vorige dienstverlener en zochten een nieuwe partner. Na een intensief selectietraject kozen we in de zomer van 2019 voor Switch. Vooral door hun accurate inschrijving en het gevoel dat er sprake was van een ‘cultural fit’, die ontbrak bij onze vorige dienstverlener. Ze moesten het natuurlijk nog wel waarmaken in de praktijk, maar ook dat is gebeurd. De overstap van de dienstverlener die ons hielp met de migratie naar de cloud, verliep geruisloos en de samenwerking bevalt goed. In het begin is het altijd even zoeken, maar door de opstelling van Switch is alles bespreekbaar en kan de samenwerking groeien, afgestemd op onze behoeften.”
Meer verbeteringen
Het beheer van de ICT-omgeving (op afstand) is de hoofdtaak van Switch. Daarnaast is de eerste maanden ook extra ondersteuning geboden: zoals de inzet van een extra servicedeskmedewerker, die hielp bij het verbeteren van processen op de servicedesk en het wegwerken van tickets. Op verschillende locaties worden verbeteringen doorgevoerd om het werken in de cloud nog beter te laten functioneren. Bijvoorbeeld met verbeteringen voor het netwerk en Wi-Fi. “Alle eerstelijnsvragen willen we zelf beantwoorden. Dat doen onze servicedeskmedewerkers. De overige vragen zijn voor onze functioneel beheerders, Switch of applicatieleveranciers. Onze dienstverlening is sterk verbeterd met de nieuwe opzet voor de servicedesk, bleek begin 2020 direct uit een medewerkers-enquête. Ook heeft de overstap naar de cloud gezorgd dat medewerkers minder wachtwoorden hoeven te onthouden omdat we werken met single sign-on.”
Zo is er bij Estinea in een halfjaar veel veranderd. “We werken nu volledig in de cloud en ervaren dat dit sneller, flexibeler en beter schaalbaar is. Daar ging het om. We hebben dit zelf snel doorgevoerd, deels omdat we geen keuze hadden. Voor medewerkers misschien iets te snel. Zij zetten liever meerdere kleine stapjes, bleek uit de enquête. Maar de verbeteringen zijn groot en naar het IT-beheer hebben wij nu geen omkijken meer. Medewerkers ervaren minder problemen en de problemen die er zijn worden sneller opgelost.”
Pragmatisch & oplossingsgericht Switch heeft volgens Geerdink grip op de nieuwe omgeving. “De pragmatische en oplossingsgerichte houding van Switch past bij ons. Hun specialisten begrijpen wat er op onze locaties nodig is en ze kijken ook over hun eigen grenzen heen. Dat ervaar je pas in de praktijk. Toen wij op een locatie brand in een meterkast kregen, was dat meer dan alleen een ‘IT-probleem’. Onze installateur moest erbij komen, maar toen dat in de coronatijd niet snel lukte, heeft Switch het voor ons opgelost met hun eigen huisinstallateur. Dat vind ik tekenend voor Switch. Dat is waar we op hoopten toen wij een nieuwe partner zochten.”
Snel gewend en intensiever gebruik
Bent u ook benieuwd naar onze dienstverlening voor uw organisatie? Wij beantwoorden graag uw vragen om samen te kijken naar de mogelijkheden voor uw organisatie. Neem gerust vrijblijvend contact op via 088 – 82 82 000 of kijk op: www.switch.nl
