GLT-PLUS

Prioriteit nummer één is hier het streven naar nul incidenten. Reizen is belastend, voor het milieu, maar ook voor onze mensen. Ben je veel onderweg, dan is de kans op ongelukken groter.

Peter Goossens, destijds IT-manager bij GLT-PLUS

Veilig, tijdbesparend en beter voor het milieu

Veiligheid is belangrijk voor GLT-PLUS. GLT-PLUS is een consortium dat onder andere verantwoordelijk is voor het onderhoud van de 22 winplaatsen in het aardgasveld in het Groningse Slochteren. Haar opdrachtgever is de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM), voor 50% in eigendom van de Nederlandse staat. Esso en Shell hebben elk een belang van 25%. Er gelden strikte veiligheidsnormen. NAM werkt volgens een zero-accidentsbeleid en de “12 Life Saving Rules” van Shell. Leveranciers moeten aan deze strenge eisen voldoen en IT speelt daarbij een belangrijke rol.

Medewerkers vergaderen via narrowcasting

Narrowcasting verhoogt veiligheid

GLT-PLUS had behoefte om op een effectieve manier op afstand te communiceren. “We hadden wel intranet”, vertelt IT-manager Peter Goossens, “maar dat was erg statisch, moeilijk te bewerken. We merkten dat de berichtgeving weinig gelezen werd. Begin 2013 begonnen we daarom met narrowcasting. In alle vestigingen hangen er nu op strategische plekken informatieschermen. Switch adviseerde en richtte het voor ons in. We kunnen gemakkelijk centraal informatie toevoegen en verwijderen met een Content Management Systeem. Erg belangrijk bij calamiteiten en voor het expliciet uitleggen van veiligheidsregels. We merken dat onze medewerkers sinds de invoering beter op de hoogte zijn.”

Voorbeeld van narrowcasting

Een boardroom voor vergaderen op afstand

Daarna was GLT-PLUS toe aan de volgende stap: een boardroom om online te vergaderen. Met vestigingen en contacten in onder andere de steden Groningen, Leiden, Amersfoort, Utrecht en Den Haag waren medewerkers vaak meer tijd kwijt aan reizen dan aan het vergaderen zelf. Toch was dit niet de belangrijkste reden om een boardroom in te richten. Goossens: “Prioriteit nummer één is hier het streven naar nul incidenten. Reizen is belastend, voor het milieu, maar ook voor onze mensen. Ben je veel onderweg, dan is de kans op ongelukken groter.”

Switch heeft de boardroom ingericht. Hier kunnen meerdere medewerkers op verschillende locaties met elkaar vergaderen.  Ze zien elkaar en kunnen op elkaar reageren. Meer dan de helft van communicatie is non-verbaal en met alleen bellen of mailen mis je belangrijke signalen. Goossens: “De samenwerking met Switch verliep prettig. Het zijn aanpakkers en aan een half woord hebben ze vaak al genoeg.”

Online vergaderen is vaak een kwestie van wennen. “Het begint langzaam te komen”, vertelt Goossens. “We zetten de boardroom steeds vaker in. Consortiumpartner Jacobs verzorgde bijvoorbeeld onlangs een infosessie voor haar medewerkers. Tegelijkertijd keken er honderdvijftig medewerkers mee vanuit drie andere vestigingen. Voorheen moesten we elkaar fysiek ontmoeten. Ga maar eens na wat alleen één zo’n bijeenkomst al eist op het gebied van veiligheid, milieu en tijdsbesparing.”