“De overstap van lokaal werken naar de cloud ging heel soepel.”
Paul de Brie, Partner FinanceAltijd en overal zorgeloos werken in de cloud
Het full-service architectenbureau IAA Architecten – gevestigd in Enschede, Amsterdam en het Duitse Gronau maakte in 2019 de overstap naar de cloud. Het bureau wilde zorgeloos en meer plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken en minder afhankelijk en kwetsbaar zijn op het gebied van ICT. Met Switch IT Solutions als vaste partner werd de stap naar de cloud een groot succes. Daarna konden nieuwe stappen worden gezet voor het zorgeloos werken, waar de 55 medewerkers ook zijn.
ZORGELOOS WERKEN ZONDER OMKIJKEN NAAR HET BEHEER
Als integraal architectenbureau zorgt IAA Architecten voor het ontwerp en de uitvoering van bouwprojecten voor de zorg, het onderwijs, woningen en in de utiliteitsbouw. “Binnen onze bedrijfsvoering is ICT tegenwoordig enorm belangrijk, maar tot onze stap naar de cloud waren we voor het beheer en de opslag vooral afhankelijk van één collega die het beheer verzorgde. Dat maakte ons kwetsbaar en bovendien kwam zijn pensioen eraan”, schetst Paul de Brie (Partner Finance) van IAA Architecten.
Naast ‘klassieke’ cloud-voordelen (zoals flexibel, schaalbaar, online werken, geen grote hardware-investeringen) wilde IAA Architecten de opslag en het beheer van de ICT-omgeving ook bewust uitbesteden. “We hadden in onze kantoorvilla lokale opslag met backups op twee plaatsen, maar wel in hetzelfde pand. Dat wilden we beter en veiliger organiseren en ook het beheer bij een gespecialiseerde partner neerleggen. Zo werden we minder afhankelijk van één persoon en na de overstap naar de cloud wilden we ook het plaats- en tijdsonafhankelijk werken een extra impuls geven.”
Meedenken en uitvoeren
Na een marktverkenning koos het architectenbureau in 2019 – mede op basis van een al langere relatie – wederom voor Switch als IT-partner. “We bespraken onze plannen met hun adviseurs en samen werkten we dit verder uit. Zij hielden ons een spiegel voor om onze wensen scherp te krijgen. Dat was waardevol en Switch dacht goed met ons mee.”
Daarna kon de overstap gepland en uitgevoerd worden. “Dat ging heel soepel en geruisloos, in een paar dagen tijd. Daar hebben we op de werkvloer niets van gemerkt. En opeens werkten we in de cloud. Dat bevalt heel goed en we ervaren de voordelen.”
Daarna was de tijd rijp voor vervolgstappen om overal zorgeloos werken met ‘standaard werkplekken’ (afgestemd op functies en rollen in de organisatie) mogelijk te maken. Dit is in 2020 in gang gezet. “We hadden al voorzieningen om thuis te werken, maar dat wilden we verder uitbreiden, zodat iedereen overal kan werken en ontwerpen. Tijdens de coronacrisis plukten we daar met het thuiswerken al direct de eerste vruchten van.”
Ontwerpers bij het bureau (naast architecten bijvoorbeeld ook stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en interieurarchitecten) werken vaak met zware (CAD)programma’s. “Door onze vervolgstappen hebben zij geen zware apparaten meer nodig, want de software draait op afstand. Dan is alleen een goede verbinding nodig en die hebben we.”
Waardevolle opbrengst
IAA Architecten kijkt tevreden terug op de overstap naar de cloud en de samenwerking met Switch. “Dit heeft ons gebracht wat we vooraf hoopten. We werken nu prettig in de cloud en hebben het beheer en de opslag goed geregeld. Onze backup & recovery voorziening is veel beter en wij zijn minder kwetsbaar en afhankelijk geworden voor onze ICT. Daarnaast kunnen we onze vervolgstappen voor overal zorgeloos werken nu goed uitrollen.”
Wat adviseert De Brie andere organisaties die de overstap naar de cloud overwegen? “Maak eerst je eigen businesscase. Kijk naar de kosten en opbrengsten, maar zorg wel voor een goede vergelijking. De cloud vereist ook een eenmalige investering, maar daar krijg je veel voor terug. Meer zekerheid, stabiliteit en minder afhankelijkheid bijvoorbeeld. Die voordelen tellen voor ons nog zwaarder dan we vooraf dachten. Dat was het zeker waard. Ook hoeven wij nu minder te investeren in hardware zoals servers of dure devices voor medewerkers.”
Bent u ook benieuwd naar onze dienstverlening voor uw organisatie? Wij beantwoorden graag uw vragen om samen te kijken naar de mogelijkheden voor uw organisatie. Neem gerust vrijblijvend contact op via 088 – 82 82 000 of kijk op switch.
