ICT die meebeweegt met de zorgvraag

Een enabler, maar dan echt!

ICT is een middel, geen doel op zich. Maar hoe kunt u de waarde ervan vergroten, zodat ICT een maximale bijdrage levert aan uw zorgproces? Herkent u deze uitdaging en bent u op zoek naar het plan voor uw transformatie? Op basis van jarenlange ervaring in de zorg deelt ict-dienstverlener Switch IT Solutions haar inzichten.

Wij zien in de praktijk twee typen zorginstellingen. Het eerste type bestaat uit zorginstellingen die ICT benutten, maar zonder grootschalige transformatie. In de praktijk faciliteren wij dit als ict-partner door een veilige en stabiele technische infrastructuur in te richten en te beheren. Bij dit type zorginstelling faciliteert de techniek het primaire proces, maar het maakt niet het grote verschil in werken mogelijk. Het tweede type zorginstelling gaat een flinke stap verder en kiest voor een digitale transformatie. Zij vinden zichzelf opnieuw uit, veranderen werkprocessen en gaan aan de slag met vernieuwde of volledig nieuwe technische hulpmiddelen. Deze stemmen ze af op de behoeften van gebruikers en dit levert grote voordelen op: betere zorg voor cliënten, efficiency en kostenbesparing.

 

 

 

Start met een visie

Zorginstellingen die kiezen voor de digitale transformatie starten met het formuleren van een duidelijke visie en het maken van keuzes. Volgens adviesbureau McKinsey loopt maar liefst 70 procent van de transformatieprogramma’s uit op een teleurstelling. Vooral omdat niet op alle gebieden duidelijke keuzes worden gemaakt in dienst van de eindgebruiker. Switch begeleidt u bij het opstellen van een visie als basis voor uw digitale transformatie.

ICT als ware enabler

Voor zorginstellingen die de digitale transformatie doorlopen, zijn de grote voordelen geen loze beloften. ICT zorgt dan voor maximale waarde in het primaire proces. Dit is een grote stap verder, waarbij u als zorginstelling de regie heeft en Switch uw strategische partner is voor het totale ict-landschap. ICT is dan echt een enabler. Iedere gebruiker kan na het opstarten van het device direct aan de slag, altijd en overal. Gebruikers komen veilig, snel, intuïtief en met zo min mogelijk klikken bij de voor hen relevante applicaties. Om vervolgens eenvoudig en efficiënt te kunnen registreren bij de cliënt. Dit zorgt voor tijdwinst en minder registratiedruk en dus meer tijd voor het zorgproces. Daarnaast heeft u dankzij de invoer beschikking over data voor uw BI-analyses.

De transformatie: drie werkstromen

Hoe deze transformatie aan te pakken? Graag delen wij onze best practices die wij als strategische ict-partner in de zorg hebben ontwikkeld. De transformatie brengt zorg en techniek samen middels verschillende werkstromen die nauw met elkaar samenhangen. Wanneer de drie werkstromen samenkomen, is er sprake van een nieuwe manier van werken, gefaciliteerd door nieuwe techniek.

1. Leg het fundament

Uw ‘basishygiëne’ is een ict-omgeving op basis van bewezen technologieën. Deze werkstroom heeft betrekking op het in kaart brengen van de ‘onderlaag’ en het oppakken hiervan met een gedegen plan. Eventueel achterstallig onderhoud wordt weggewerkt en er ontstaat een stabiel en veilig fundament van ict-bouwstenen, steeds vaker in de cloud. Wij helpen in de praktijk met het ontwerp, de realisatie en het beheer. Uw infrastructuur werkt op basis van rechten en rollen vanuit één bronsysteem dat bepaalt wie welke data en applicaties mag benaderen. Dit goed inregelen is een must. Niet alleen vanwege de privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), maar ook om als organisatie te kunnen en blijven sturen. Natuurlijk zorgen we voor goede connectiviteit. Niet alleen voor uw medewerkers, maar juist ook voor uw cliënten en de optimale zorgbeleving.

2. Maak functionaliteit op maat beschikbaar

Een belangrijke succesvoorwaarde is de inzet van ict-middelen die écht aansluiten op activiteiten en werkzaamheden van gebruikers. Daarom gaan we aan de slag met persona’s, oftewel: gebruikersprofielen. Switch definieert samen met u welke applicaties en bijbehorende licenties verschillende gebruikers nodig hebben in hun werkproces. Door goed na te denken over wat iemand daadwerkelijk gebruikt – en wat niet – worden fikse kostenbesparingen gerealiseerd. Het resultaat is een vaste set aan applicaties en een set per gebruikersprofiel.

Ook leggen we uw datastructuur vast: wie mag wat inzien en bewerken? Hoe was dit ingeregeld en hoe vertalen we dit naar de toekomst? De rechten en rollen op het gebied van applicaties en data komen samen in een blauwdruk: een rol-gebaseerde autorisatiestructuur.

Om ervoor te zorgen dat uw gebruikers altijd en overal eenvoudig bij hun applicaties en data kunnen, worden die beschikbaar gesteld in een online werkomgeving. Dit is een portaal – over uw ict-landschap – dat enkel toont wat een gebruiker écht nodig heeft. De online werkomgeving van Switch is gebouwd op basis van bewezen technologieën, zoals bijvoorbeeld Microsoft.

Resultaat: een gebruiker logt eenvoudig en veilig in met een eigen account en komt terecht in een werkomgeving die herkenbaar is en werkt op elk device. De omgeving is te personaliseren, bijvoorbeeld door het toevoegen van belangrijke websites. Switch zorgt ervoor dat zaken op afstand direct hersteld kunnen worden, zodat uw zorgproces nooit stilstaat.

3. Kies een passende werkplekinrichting

Met alleen een online werkomgeving bent u er nog niet. Er is een passend device nodig waarmee deze benaderbaar is. Met de nadruk op passend, omdat deze keuze afhankelijk is van de taken en werkzaamheden van gebruikers. Door de werkdag van verschillende gebruikers te analyseren, maken wij dit helder. Een groot voordeel van onze online werkomgeving is dat deze werkt op elk device en in iedere browser. Want in de praktijk wordt vaak gewerkt met verschillende devices. Van vaste werkplekken en laptops, tot tablets voor ambulante zorgmedewerkers.

Kritische succesfactoren

Commitment:
betrek alle partijen inclusief de zorg zelf

Het succes van de transformatie is direct verbonden met de betrokkenheid van uw medewerkers uit het zorgproces, bij voorkeur tijdens het volledige traject. Wij vragen aan uw eindgebruikers wat zij nodig hebben in hun werkprocessen. Vervolgens presenteren wij aan hen een nieuwe manier van werken. Op basis hiervan kunnen zij input leveren en kritisch meedenken. Alle geleverde input gaat mee in de blauwdruk voor uw nieuwe situatie.

Regie:
plan en houd controle

Regie is cruciaal. In onze werkwijze heeft de zorginstelling de regie en opereert Switch als uw strategische ict-partner. Daarbij moet een zorginstelling over voldoende durf beschikken om besluiten te nemen.

Collaboratie:
creëer succes door samenwerking

De transformatie slaagt alleen met een gezamenlijk einddoel en een verbinding tussen alle partijen. Een andere randvoorwaarde is een samenwerking waarin openheid en transparantie centraal staan. Door samen te werken met Switch – uw strategische partner die zorg en techniek écht bij elkaar brengt – maakt u van ICT een ware enabler.