Lesgeven met Microsoft Teams: houd het wel veilig!

Afstand lesgeven – de volgende stappen

Veel scholen geven momenteel les op afstand, bijvoorbeeld met een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams. Daarmee kunnen uw lessen online worden voorgezet. Wat normaal vaak een paar maanden in beslag neemt, hebben veel scholen nu in één of enkele weken gerealiseerd. Zij maakten de complete overstap van lesgeven in klaslokalen naar virtueel lesgeven in een online omgeving. Zorg bij deze snelle omschakeling wel dat iedereen online ook veilig blijft werken!

Hiervoor is het belangrijk om te blijven zorgen voor goede beveiliging en goed beheer van de online werkomgeving. Belangrijke vragen hierbij zijn bijvoorbeeld:

·         Hoe is uw beveiliging vormgegeven?

·         Hoe lang moet data bewaard blijven?

·         Kan iedereen op school in Microsoft Teams een nieuw Team aanmaken?

Heeft u daar al bij stilgestaan? Want waar docenten en leerlingen (of studenten) eerder meestal via computers op school inlogden op hun werkomgeving, kan iedereen dit met Microsoft Teams nu ook vanuit huis. We geven u een aantal tips om te zorgen dat iedereen veilig kan blijven inloggen. En tips om te zorgen dat uw online omgeving voldoet aan alle bestaande wet- en regelgeving.

Houdt hackers op afstand

Goede beveiliging is een cruciale voorwaarde voor het lesgeven op afstand. Microsoft ontwikkelde hiervoor de Microsoft Secure Score. Dit is een interactief dashboard met adviezen om de beveiliging van de leeromgeving te verbeteren. Twee modern Workplace specialisten van Microsoft hebben een interessant artikel geschreven met een video, waarin wordt aangegeven hoe belangrijk het is om accounts met verhoogde rechten te voorzien van Multi-Factor Authenticatie (MFA).

Uit onderzoek blijkt dat MFA tot 99% van de hack-pogingen blokkeert. Naast het inschakelen van MFA voor accounts is het ook raadzaam om dit in te schakelen voor docenten omdat zij vaak toegang hebben tot gevoelige informatie. Lees hier meer over hoe: Microsoft rekening houdt met de wet- en regelgeving.

Goed beheer van Microsoft Teams

Bij het inrichten van Microsoft Teams is naast de beveiliging ook het beheer van de online omgeving minstens zo belangrijk. Dat zorgt voor overzicht bij alle gebruikers en uw IT-specialisten. Daarnaast kunnen verkeerde beleidsregels leiden tot verlies van data of zorgen dat leerlingen onnodig toegang krijgen tot bestanden die niet voor hen bedoeld zijn.

Bekijk daarom allereerst eens of iedereen in uw organisatie een nieuw Team mag aanmaken in Microsoft Teams. Of mogen alleen specifieke personen dit? Als alleen een beperkt aantal personen moet samenwerken, gebruik dan de chatfunctie in Teams of maak voor hen een privé-kanaal. Lees hier meer over: hoe rechten worden ingesteld.

Zorg voor duidelijke namen van Teams

Voorkom verwarring bij docenten en leerlingen en maak duidelijke en verschillende teamnamen aan. Ook worden specifieke woorden vaak gereserveerd voor bepaalde afdelingen of voor de toekomst (zoals ‘20/21’ om het volgende schooljaar aan te duiden). Het meegeven van afspraken voor teamnamen en het blokkeren van woorden kan eenvoudig met de Office 365 Groups Naming Convention.

Met een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams kan het handig zijn om ook mensen van buiten de school uit te nodigen voor bepaalde Teams. Daardoor kan ook data buiten uw organisatie verspreid worden. Gasten krijgen in de Teams–omgeving daarom beperkte rechten en mogelijkheden. 

Information Barriers & adreslijsten scheiden

Om te voorkomen dat er onnodige beperkingen zijn bij de samenwerking tussen collega’s is het belangrijk dat iedereen samenwerkt in één Microsoft ‘tenant’ (waarin de online diensten van uw organisatie zijn opgeslagen). Maar het kan ook voorkomen dat bijvoorbeeld studenten van verschillende scholen (onder dezelfde stichting) elkaar niet mogen opzoeken. Daarvoor zijn Address Book Policies (ABP) beschikbaar om de adreslijsten te scheiden.

Als dit onvoldoende is en er geen communicatie mag plaatsvinden tussen verschillende Teams gebruik dan Information Barriers. Deze werken al in Microsoft Teams en de ‘private preview’ komt binnenkort ook beschikbaar in SharePoint.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het (veilig) lesgeven op afstand voor uw school, dan kunt u bij Switch vrijblijvend contact opnemen met onderwijsspecialist Ludger Dusseldorp, e-mail: l.dusseldorp@switch.nl.