Zo vergader je nog efficiënter met Teams

Voor iedereen die met Microsoft Teams wil gaan werken of al werkt, zetten we in dit artikel een aantal handige starterstips op een rij. Wist je bijvoorbeeld dat collega’s die op vakantie waren eenvoudig de vergadering terug kunnen kijken?

1.       Zo start je een vergadering in Teams

Je kunt op 2 manieren een vergadering starten in Teams; in een bestaand gesprek óf in een nieuw gesprek. In beide gevallen klik je simpelweg op het videorecorder-icoon. Geef in de voorbeeldweergave een naam op voor je vergadering en klik op ‘nu vergaderen’. Daarna kun je je collega’s uitnodigen. Selecteer de namen van je teamgenoten en voeg ze eenvoudig toe aan je vergadering.

2.       Nodig collega’s en eventueel externen uit

Je teamgenoten uitnodigen voor je vergadering is heel simpel: dit doe je door op hun naam te klikken. Wil je ook externen uitnodigen, die niet binnen de organisatie werken en misschien ook niet met Teams werken? Voer dan hun mobiele telefoonnummer in om ze uit te nodigen.

3.       Deel documenten tijdens de vergadering

Teams is ideaal als je samen met anderen werkt aan een project. Wil je laten zien hoever je bent? Deel dan de documenten waar het om gaat in de vergadering. Klik hiervoor op de deelknop en kies het document dat je wilt delen. Bureaublad, Vensters (actieve apps) en PowerPointpresentaties staan al standaard aangegeven. Voor andere documenten kies je de knop ‘bladeren’.

4.       Je kunt ook je hele scherm delen

Wil je graag je scherm delen tijdens de vergadering, bijvoorbeeld om je nieuwste werk te laten zien? Dit kan eenvoudig door op het beeldscherm icoon te klikken. Selecteer nu het scherm dat je wilt delen door op de optie ‘bureaublad’ te klikken.

5.       Neem de vergadering op voor de afwezigen

Kunnen sommige collega’s niet bij de vergadering zijn? Dan kan het handig zijn om de vergadering op te nemen voor ze. Ook voor de deelnemers is het soms nuttig om nog eens terug te zoeken wat er precies afgesproken is. Neem je vergadering op door op de drie puntjes van ‘meer opties’ te klikken. Kies dan voor ‘vergadering opnemen’. Je krijgt dan een e-mail wanneer de video klaar is. Daarna kun je deze bekijken, bewerken of delen met anderen.

Wil je meer weten over de verschillende opties binnen Teams? Bezoek dan het trainingscenter van Microsoft.

Wil jij ook optimaal leren werken met Teams?

Neem dan contact op met onze Teams-experts via info@switch.nl of 088 82 82 000.